​Việc số hóa dữ liệu hộ tịch mang lại rất nhiều lợi ích cho cơ quan nhà nước và công dân. Đây sẽ là nguồn dữ liệu lưu trữ và khai thác các thông tin về hộ tịch trong quá trình thực hiện các TTHC một các thuận lợi, nhanh chóng, chính xác.  Khi công dân có yêu cầu liên quan đến hồ sơ hộ tịch, chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, giúp giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính.

Để bảo đảm thực hiện nghiêm túc việc ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số Quốc gia trên địa bàn, góp phần hoàn thành mục tiêu chung của Đề án 06/CP về Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030"; Đồng thời, đảm bảo thực hiện việc nhập dữ liệu Hộ tịch từ Sổ Hộ tịch vào hệ thống điện tử trên nền CSDLQGVDC theo đúng Quy trình 1292/HTQTCT-QLHC ngày 20/12/2022 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Bộ Tư pháp và Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội được đồng bộ, thống nhất, UBND huyện đã ban hành Kế hoạch thực hiện nhập liệu dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền tảng hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trên địa bàn huyện Vĩnh Cửu.

Nguyên tắc thực hiện Công tác nhập dữ liệu hộ tịch trên cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư:

Nhập dữ liệu Hộ tịch từ Sổ Hộ tịch lên hệ thống CSDLQGVDC đang được lưu trữ tại tại UBND xã (trừ những dữ liệu hộ tịch đã được cập nhật, số hóa và đã có dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử); đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin,điện tử hóa đề cập nhật dữ liệu vào CSDLHTĐT đúng quy định của pháp luật; Nhập dữ liệu từ các Sổ Hộ tịch vào hệ thống phần mềm trên nền CSDLQGVDC bảo đảm dữ liệu công dân trong 02 cơ sở dữ liệu chính xác, thống nhất, đồng bộ. Phòng Tư pháp, UBND các xã, thị trấn Vĩnh An sau khi thống kê, rà soát và tổng hợp xong. Lập danh sách đầy đủ các loại sổ theo từng giai đoạn về thời gian, lập biên bản bàn giao cho Công an cùng cấp để tiến hành triển khai, cập nhật dữ liệu vào hệ thống phần mềm CSDLGQvDC theo quy định.

Căn cứ thực trạng số lượng dữ liệu hộ tịch tại địa phương cần số hóa sẽ tiến hành thực hiện việc nhập dữ liệu Hộ tịch theo thứ tự ưu tiên: Nhập dữ liệu từ Sổ đăng ký khai sinh trước, sau đó đến Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký nuôi con nuôi, Số đăng ký khai tử và các loại số còn lại.

Việc nhập dữ liệu hộ tịch được thực hiện theo các bước sau:

+ Bước 1: Các cơ quan, đơn vị, địa phương chuẩn bị hồ sơ Sổ hộ tịch để cung cấp cho Tổ công tác nhập dữ liệu Hộ tịch.

+ Bước 2: Công an cấp huyện, cấp xã phối hợp với công chức phụ trách công tác hộ tịch cấp huyện, cấp xã tiến hành nhập thông tin cơ bản của công dân có trong Sổ hộ tịch vào phần mềm nhập dữ liệu.Thực hiện việc nhập dữ liệu từ Sổ hộ tịch theo thứ tự ưu tiên: Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ nuôi con nuôi, Sổ đăng ký khai tử và các loại sổ còn lại.

Trường hợp thông tin công dân có trong Sổ hộ tịch thống nhất với các thông tin trong CSDLQGVDC, phần mềm sẽ hiện mẫu nhập liệu (hiển thị sẵn các thông tin công dân có trong CSDLQGVDC, trong đó có thông tin về số định danh cá nhân) để cán bộ nhập bổ sung thông tin từ Sổ hộ tịch vào phần mềm nhập liệu. Về nguyên tắc phải nhập đầy đủ, chính xác, khách quan theo dữ liệu hiện có trong Sổ hộ tịch.

Trường hợp tìm thấy thông tin công dân, nhưng chưa có sự thống nhất thông tin giữa CSDLQGVDC với Sổ hộ tịch (trừ thông tin về nơi cư trú), hoặc trường hợp thông tin khác (ngoài thông tin cơ bản) của công dân trong CSDLQGVDC khác với thông tin tương ứng trong Sổ hộ tịch, thì công chức phụ trách công tác hộ tịch trách nhiệm theo dõi, rà soát, lập danh sách theo dõi riêng, sau đó phối hợpvới Công an huyện, xã tiến hành kiểm tra, xác minh, xác định thông tin đúng, hướng dẫn công dân thực hiện điều chỉnh, cải chính theo quy định của pháp luật.

Trường hợp không tìm thấy dữ liệu công dân (do chưa thu thập dữ liệu công dân trong CSDLQGVDC) thì tiến hành nhập mới vào phân hệ Sổ hộ tịch tương ứng trên phần mềm và cập nhật vào CSDLQGVDC.

+ Bước 3: Sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu, gắn số định danh cá nhân, trong thời hạn 10 ngày, Cục C06 sẽ chuyển lại dữ liệu cho cơ quan đầu mối của tỉnh. Cơ quan đầu mới cấp huyện có trách nhiệm chủ động liên hệ, phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp tỉnh và các ngành của tỉnh để được hướng dẫn tiếp nhận dữ liệu đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và cập nhật vào CSDLHTĐT theo đúng quy định.

Thời gian việc thực hiện nhập toàn bộ dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, xã bắt đầu thực hiện từ ngày nhận bàn giao dữ liệu và hoàn thành trước ngày 31/12/2023 tại cơ quan Công an cấp huyện, xã.

Trong quá trình nhập thông tin dữ liệu hộ tịch, công chức phụ trách hộ tịch cấp huyện, cấp xã chủ động phối hợp với Tổ công tác nhập liệu rà soát, kiểm tra, đối soát các thông tin đã nhập vào hệ thống đảm bảo đầy đủ, chính xác thông tin theo Sổ hộ tịch. Thời gian hoàn thành đến hết ngày 31/3/2024.

Để thực hiện tốt nội dung Kế hoạch này, UBND huyện thành lập Tổ nhập liệu dữ liệu hộ tịch. Cấp huyện, do Phòng Tư pháp chủ trì, phối hợp với Công an huyện và các ngành có liên quan rà soát, thống nhất nhân sự, tham mưu UBND huyện thành lập Tổ công tác nhập dữ liệu hộ tịch cấp huyện, nhằm đảm bảo hoàn thành việc nhập dữ liệu hộ tịch thuộc cơ quan cấp huyện đang quản lý. Thành viên, gồm: Phòng Tư pháp, Công an huyện, Phòng Văn hóa –Thông Tin, Văn phòng HĐND&UBND huyện, các tổ chức chính trị, xã hội huyện và các cơ quan cấp huyện có liên quan.

Đối với cấp xã, UBND các xã, thị trấn Vĩnh An thành lập các Tổ công tác nhập dữ liệu hộ tịch tại địa phương để trực tiếp thực hiện việc nhập dữ liệu hộ tịch tại địa phương đang quản lý. Thành phần Tổ gồm: Lãnh đạo UBND, Công an, công chức tư pháp hộ tịch, các tổ chức chính trị xã hội, các chức danh công chức có liên quan.

UBND huyện yêu cầu các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn Vĩnh An chú trọng đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân về tầm quan trọng, hiệu quả và lợi ích của việc số hóa dữ liệu hộ tịch trên nền tảng CSDLQGVDC. Trong quá trình nhập dữ liệu từ các Sổ hộ tịch vào hệ thống phần mềm trên nền CSDLQGVDC phải bảo đảm dữ liệu công dân trong 02 cơ sở dữ liệu chính xác, thống nhất, đồng bộ, bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật, bí mật thông tin công dân, tuân thủ chặt chẽ quy trình nghiệp vụ. Thường xuyên đôn đốc, theo dõi việc thực hiện nhập dữ liệu đảm bảo việc nhập dữ liệu hoàn thành đúng tiến độ, thời gian được giao tại Kế hoạch.