​Nhằm phát triển chính quyền số và đảm bảo an toàn thông tin mạng huyện Vĩnh Cửu năm 2022; thực hiện đúng quy định về công tác lập hồ sơ điện tử, lưu trữ điện tử cũng như nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 30/2022/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Ngày 20/7, UBND huyện ban hành Kế hoạch số 1723/KH-UBND về triển khai phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE trên địa bàn huyện.

Theo đó, việc triển khai phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE trên địa bàn huyện được thực hiện theo 04 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Thực hiện đầu tư nâng cấp thay thế phần mềm quản lý văn bản Egov bằng phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE trong tháng 7/2022

Giai đoạn này UBND huyện giao Phòng Văn hóa và Thông tin huyện phối hợp Trung tâm Công nghệ Thông tin-Truyền thông tỉnh hoàn thiện các biểu mẫu, quy trình hồ sơ, văn bản để cấu hình lên phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE, tiến hành chạy thử nghiệm, chỉnh sửa, hoàn thiện phần mềm theo tình hình thực tế của huyện.

Giai đoạn 2: Cũng trong tháng 7/2022, tập huấn và triển khai phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn huyện

UBND huyện giao Phòng VH-TT tham mưu Kế hoạch, trình UBND phê duyệt và tổ chức tập huấn. Các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn cử  người tham gia tập huấn theo đúng thành phần quy định và triển khai áp dụng ngay sau khi được tập huấn xong.

Giai đoạn 3: Triển khai chạy thử nghiệm và sử dụng phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE.

Theo đó, trong tháng 8-9/2022, các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn Vĩnh An triển khai đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động sử dụng song song 02 phần mềm quản lý văn bản là AI-OFFICE và phần mềm quản lý văn bản Egov cũ. Lưu ý, việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản Egov cũ chỉ sử dụng cho mục đích tìm kiếm văn bản.

Trung tâm Công nghệ Thông tin-Truyền thông tỉnh sẽ tiến hành chuyển toàn bộ dữ liệu từ phần mềm quản lý văn bản Egov cũ sang phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE.

Đến tháng 10/2022 chính thức sử dụng phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE trong chỉ đạo điều hành, xử lý công việc trên địa bàn toàn huyện;phần mềm quản lý văn bản Egov cũ sẽ khóa, không sử dụng nữa.

UBND huyện giao Phòng VH-TT phối hợp với Văn phòng HĐND-UBND huyện và Trung tâm Công nghệ Thông tin-Truyền thông tỉnh triển khai, hướng dẫn việc sử dụng phần mềm, cung cấp tài khoản truy cập cho các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn Vĩnh An để triển khai đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động biết và thực hiện song song 02 phần mềm cho đến khi chuyển giao hết dữ liệu từ phần mềm quản lý văn bản Egov cũ sang phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE. Trong thời gian chạy thử nghiệm, đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương xem xét, đề xuất những khó khăn, vướng mắc hay quy trình phù hợp với thực tế để Phòng VH-TT xem xét, giải quyết, bổ sung, hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE

Giai đoạn 4: Trong tháng 10/2022 chính thức sử dụng chính thức phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE trong điều hành và xử lý công việc, thực hiện lưu trữ hồ sơ điện tử theo quy định

Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE là nhằm nâng cao chất lượng, năng lực quản lý, điều hành, phối hợp, xử lý công việc bằng văn bản điện tử thay thế văn giấy, tiết kiệm chi phí, thời gian của cơ quan, đơn vị, góp phần cải cách hành chính làm nền tảng từng bước tiến tới xây dựng Chính quyền số. Do đó, UBND huyện yêu cầu các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn triển khai thực hiện đồng bộ phần mềm quản lý văn bản AI-OFFICE cho cán bộ công chức, viên chức và người lao động đạt hiệu quả, đúng tiến độ, thời gian quy định./. 

​Hương Giang